Три наглядные схемы для безошибочного учета расходов на отдых сотрудников

Никита Киселев
эксперт «УНП»

Путаница бывает не только с расчетом отпускных, но и с отражением их в учете — как в бухгалтерском, так и налоговом. Схемы помогут все сделать без ошибок.

Бухгалтерский учет

Все компании, за исключением малых, создают резерв на отпуска (п. 3 ПБУ 8/2010). Поэтому оплату ежегодного отдыха и страховые взносы начисляют за счет суммы резерва (см. схему 1).

Схема 1. Как отразить отпускные в бухгалтерском учете

Налоговый учет

Начисленные отпускные и взносы с них компании на общей системе вправе учесть в расходах (п. 7 ст. 255, подп. 1 п. 1 ст. 264 НК РФ). Но организация вправе создавать резерв на оплату отпускных в налоговом учете (ст. 324.1 НК РФ). Тогда расходы можно учесть раньше, а начисленные отпускные списать за счет резерва (см. схему 2).

Схема 2. Как списать отпускные в расходы по прибыли

В учете отпускных есть спорный момент. По мнению Минфина, если отпуск приходится на разные кварталы, оплату надо распределять (письмо от 09.06.14 № 03-03-РЗ/27643). Но ФНС недавно разрешила списывать расходы единовременно, на дату выдачи отпускных (письмо от 06.03.15 № 7-3-04/614@). Такой же выгодной позиции придерживаются инспекторы на местах. А вот со взносами споров не возникает. Их можно списать сразу в момент начисления.

На упрощенке с объектом «доходы минус расходы» учитывают: отпускные за вычетом НДФЛ — на дату выплаты, НДФЛ — в момент перечисления в бюджет, страховые взносы — на дату перечисления (подп. 6, 7 п. 1, п. 2 ст. 346.16, подп. 1, 3 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

НДФЛ с отпускных

НДФЛ с отпускных надо удерживать на дату выплаты дохода. Позиция Минфина по этому вопросу не изменилась (см. материал справа). А дата перечисления зависит от способа выплаты денег (см. схему 3).

Схема 3. Когда перечислять НДФЛ с отпускных

При расчете НДФЛ иногда надо учесть стандартные вычеты. Например, если сотрудник идет отдыхать на полный месяц и других доходов у него не будет, детский вычет можно применить к отпускным, если общий доход не превысит 280 тыс. рублей (письмо Минфина России от 15.11.11 № 03-04-06/8–306). Если же работник получает в одном месяце и отпускные, и зарплату, вычет можно применить только один раз. Причем уменьшать стоит последнюю выплату.